Die Dörkengroup unterhält zur unternehmensinternen Kommunikation eine Plattform, welche sich vorrangig an die Beschäftigten der beteiligten Gesellschaften richtet. Hierbei handelt es sich um ein sog. Social Intranet.
Diese Nutzungsbedingungen für das Social Intranet der Dörkengroup sollen ein Leitfaden zum verantwortungsvollen Umgang mit dieser Plattform sein. Mit dieser Plattform verfolgt die Dörkengroup mehrere Ziele. Zum einen soll der Informationsaustausch innerhalb der Unternehmensgruppe schneller und attraktiver gestaltet werden können und zum anderen, damit sich unsere Mitarbeiter vorstellen können und um Kontakte innerhalb der Unternehmensgruppe zu pflegen.
Im Folgenden wird daher ein Kodex an Regeln aufgestellt, die eingehalten werden sollen, damit eine sinnvolle und rechtskonforme Nutzung des Intranets möglich ist.
Diese Nutzungsbedingungen des Dörken Social Intranets gilt räumlich für alle Gesellschaften der Dörken Gruppe in Deutschland. Diese sind: die Ewald Dörken GmbH & CO. KG, Dörken GmbH & Co. KG, die Ewald Dörken AG, Dörken Coatings GmbH & Co. KG, die Multitexx GmbH & CO. KG, die Dörken Finanz GmbH, die Dörken Service GmbH. Die Nutzungsbedingungen gelten persönlich für alle Mitarbeiter der genannten Gesellschaften.
Um das Dörken Social Intranet nutzen zu können, muss sich der Nutzer registrieren. Zur Registrierung ist die unternehmenseigene E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als Benutzername notwendig. Im Prozess der Registrierung wählt der Mitarbeiter ein eigenes Passwort für sich aus. Der Austausch von Informationen durch Beschäftigte, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen, ist nur zulässig, wenn die Betroffenen in diese automatisierte Verarbeitung eingewilligt haben.
Nach der erfolgreichen Registrierung wird der Mitarbeiter zum Bearbeitungsmodus seines persönlichen Profils weitergeleitet. Bei der Erstellung seines Profils kann der Mitarbeiter derzeit Angaben zu folgenden Punkten machen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtstag, Standort seiner Tätigkeit, Standort seines Arbeitsplatzes (z.B. Büro, Zentrale, 2. Etage, Büronummer), Gesellschaft der Dörkengroup, Abteilung, Position im Unternehmen, Angaben zu externen Profilen wie Xing oder LinkedIn, beruflicher Werdegang, bisher durgeführte Projekte bei Dörken.
Jeder das Social Intranet nutzende Mitarbeiter ist verpflichtet, sein Passwort geheim zu halten und keine falschen persönlichen Daten in seinem berufsbezogenen Profil anzugeben.
Das Dörken Social Intranet gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, es zu dienstlichen und zu privaten Zwecken zu nutzen.
Eine dienstliche Nutzung des Dörken Social Intranets ist jede Nutzung durch den Beschäftigten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Tätigkeit für ein Unternehmen der Dörkengroup. Zu diesem Zweck können u.a. eigene Gruppen erstellt und je nach Bedarf konfiguriert werden (privat, öffentlich oder unsichtbar sind).
Über Ihr Profil können Beschäftigte u.a. eigene private Beiträge erstellen, z.B. Videos, Fotos oder Texte hochladen oder private Nachrichten an einen oder mehrere Nutzer senden.
Damit es zu keinen Konflikten zwischen der beruflichen und der privaten Nutzung des Intranets kommt und die Rechte der Beschäftigte, des Arbeitgebers oder die Rechte Dritter geschützt sind, soll ein umsichtiges und rücksichtsvolles und verantwortungsvolles Verhalten bei der Nutzung des Intranets an den Tag gelegt werden. Bei einer dienstlichen oder einer privaten Nutzung des Dörken Social Intranets bitten wir daher alle Mitarbeiter sich an die Regeln dieser Privacy Policy zu halten. Eine Verpflichtung, das Social Intranet der Dörkengroup privat zu nutzen, besteht nicht.
Eine ausschließliche private Nutzung ist jedwede Nutzung des Dörken Social Intranets, die weder mittelbar noch unmittelbar einen Bezug zum Unternehmen oder zur Tätigkeit des Arbeitnehmers für das Unternehmen zulässt.
Die private Nutzung hat stets einen dienstlichen Bezug, wenn ein unmittelbarer oder mittelbarer Bezug zum Unternehmen bei der Nutzung hergestellt ist oder durch einen Dritten hergestellt werden kann. Die private Nutzung mit dienstlichen Bezug kann z.B. bei der Nutzung des Firmennamens, der Geschäftsanschrift oder der Darstellung von Unternehmensinformationen bei einer privaten Nutzung durch den Mitarbeiter vorliegen.
Bei der Nutzung des Dörken Social Intranets sind die allgemeinen Regeln des Anstands und des respektvollen Umgangs miteinander zu beachten. Verhalten Sie sich respektvoll gegenüber anderen Nutzern. Geben Sie sich so, wie Sie sich auch offline Verhalten würden: professionell, höflich, konstruktiv und tolerant.
Mit der Nutzung des Dörken Social Intranets stimmt der Mitarbeiter zu, dass alle Inhalte, die er herauflädt, verlinkt oder auf die er verweist, rechtmäßig sind und dass er keine Inhalte herauflädt, verlinkt oder verweist, die:
privater, sensibler oder vertraulicher Natur sind, es sei denn, der Mitarbeiter hat die umfassende Genehmigung oder Befugnis dazu,
kein geistiges Eigentum wie z.B. Patente, Warenzeichen, Geschäftsgeheimnisse, Urheberrechte verletzt,
rassistischer, sexistischer, homophober, sexuell anstößiger oder beleidigender Natur oder auf sonstige Weise zu beanstanden sind,
verleumderischer oder rufschädigender Natur sind,
als "Spam" erachtet werden, d.h. Material, das mit gleichem oder ähnlichen Inhalt vielfach versandt/gepostet wird,
in sonstiger Weise gegen die Gesetze des Landes, in dem er die Inhalte postet, verstoßen.
Das Dörken Social Intranet ermöglicht es, mit anderen zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Netzwerke zu pflegen. Jeder Mitarbeiter verpflichtet sich dazu, immer rechtmäßig zu handeln und Abstand zu nehmen von Handlungen oder sonstigen Verhaltensweisen
durch die ein anderer Nutzer Mobbing, Einschüchterung, Belästigung oder Stalking ausgesetzt ist,
durch die Viren oder bösartige Programmcodes auf die Plattform gelangen,
die die ordnungsgemäße Funktion der Plattform deaktivieren, überlasten oder behindern,
die einen Missbrauch von persönlichen Informationen eines anderen Nutzers oder Dritter darstellen oder
die gegen maßgebliche Richtlinien des Unternehmens verstoßen, wie etwa solche, die den Datenschutz und/oder die sicheren Anwendungen von IT betreffen.
Jeder Mitarbeiter verpflichtet sich, bei der Nutzung des Dörken Social Intranets verantwortungsvoll zu handeln und
das Dörken Social Intranet unter Berücksichtigung seiner Arbeitsaufgaben nur für einen angemessenen begrenzten Zeitraum zu privaten Zwecken zu nutzen,
das betriebliche Profil, soweit es ihm technisch möglich ist, zutreffend und auf dem aktuellen Stand zu halten,
keine Handlungen zu unternehmen oder Inhalte heraufzuladen, zu verlinken oder darauf zu verweisen, die technisch zwar rechtmäßig sind, die jedoch störend, provozierend, angreifend oder beleidigend für andere sein könnten oder die Kraftausdrücke oder sonstige Redeweisen enthalten, die andere beleidigen könnten und
keine anderen Inhalte oder persönlichen Informationen von anderen Nutzern oder Dritten zu verwenden, zu exportieren, zu extrahieren, zu verlinken oder darauf Bezug zu nehmen als diejenigen, die für den Geschäftszweck der Dörkengroup erforderlich und im Einklang mit jedweden maßgeblichen Richtlinien oder Vorgaben des Unternehmens sind.
Alle Mitarbeiter der Dörkengroup, die zur Nutzung des Social Intranets berechtigt sind, haben Zugang. Informationen, die ein Mitarbeiter postet, einschließlich seiner persönlichen Daten, werden damit gruppenweit anderen Mitarbeitern zugänglich. Manche Bereiche des Social Intranets sind allen Nutzern zugänglich, wie z.B. das Mitarbeiterprofil. Zu anderen Bereichen wie z.B. einer Projektgruppe, hat nur ein begrenzter Benutzerkreis Zugang. Persönliche Daten, die sich auf Kontaktdaten, Position im Unternehmen, Standort, berufliche Erfahrung, Kompetenzen und Qualifikationen beziehen, sind allen Nutzern zugänglich. Die persönlichen Daten der Mitarbeiter werden dazu verwendet, es allen anderen Nutzern zu ermöglichen, den Mitarbeiter und seine Kontaktdaten zu finden.
Mitarbeiter dürfen keine persönlichen Daten Dritter innerhalb des Social Intranets hochladen, ohne sich vorher die Zustimmung des Dritten mittels einer Einwilligung erteilen zu lassen. Der Dritte soll darauf hingewiesen werden, dass seine persönlichen Daten innerhalb des Dörken Social Intranets ausgetauscht werden können. Bei nicht geschäftsfähigen Personen muss die Einwilligung durch den gesetzlichen Vertreter erfolgen.
Der Datenschutz wird auch innerhalb der Dörkengroup und auch bei Nutzung der Dörken Social Media Plattform ernst genommen. Unseren Informationspflichten gegenüber unseren Mitarbeitern, die die Plattform nutzen, möchten wir nachkommen. Angaben zur Datenverarbeitung und Ihren Rechten finden Sie bei der IT der Dörken Service GmbH.
Das Social Intranet besteht aus einer festgelegten Sektion namens Dörkengroup. Die Nutzer des Intranets sind den Gruppen in dieser Sektion automatisch mit der Registrierung zugeordnet. Den Gruppen sind Redakteure aus unterschiedlichen Bereichen zugeordnet. Nur diese sind in der Lage, Dateien hochzuladen.
Darüber hinaus können die Nutzer eigene Gruppen erstellen und entscheiden, ob diese privat, öffentlich oder unsichtbar sein sollen. In diese Gruppen kann der User Mitglieder einladen und wieder löschen. Die System Admins sind in der Lage, auch unsichtbare Gruppen einzusehen, in diese nach Mitgliedsanfrage einzutreten und wieder auszutreten.
In Sektion Dörkengroup befinden sich folgenden Gruppen:
Dörken News
BR (Betriebsrat)
GM (Gebäudemanagement)
HR (Personalabteilung)
HSE (Healthy Safty Evironment)
IT
Die Inhalte der Gruppen sind hier nicht abschließend aufgezählt:
Innerhalb der Gruppe werden Neuigkeiten aus der gesamten Dörkengroup veröffentlicht. Hierbei werden Neuigkeiten aus den Bereichen MKS, CDC, Protec, Döco sowie den Service -Bereichen BR, GM, HR, HSE und IT, die für die gesamte Dörkengroup zugänglich gemacht werden dürfen und relevant sind, veröffentlicht.
Informationen, die nicht in der gesamten Dörkengroup veröffentlicht werden sollen, werden in einer privaten Gruppe in einer zweiten Sektion namens ,,Meine Gruppe“ veröffentlicht. Unter ,,Meine Gruppen“ befinden sich dann nur Mitarbeiter eines Bereichs.
Inhalt der Gruppe Dörken News kann beispielsweise Informationen über aktuelle Themen wie Betriebsratssitzungen, interne Stellenangebote, Warnhinweise des GM, Informationen über Software seitens der IT-Abteilung, die Vorstellung neuer Produkte, Berichte über Messeauftritte, Rückblick auf Firmen-Events oder Geburtstagsglückwünsche an Geschäftsführung und Vorstand sein.
Betriebsvereinbarungen
Betriebsratssitzungen
Termine rund um den Betriebsrat
Arbeitnehmerrelevante Informationen wie z.B.: Gewerkschaftsinformationen, wichtige Gesetzesänderungen, Investitionen, Veränderungen im Betrieb, Einführung neuer Anlagen oder Maschinen.
Informationen zum Bau neuer Gebäude
Informationen zur Instandhaltung von Gebäuden
Verwaltung der Reinigungskräfte
Interne Stellenangebote
Informationen zum Zeitmanagement, neuen Tools, Richtlinien und neuen Mitarbeitern
Zufriedenheitsumfragen, Mitarbeiter Marketing-Aktionen
Richtlinien, Krisenmanagement, Störfallmanagement, Brandschutz, Arbeitssicherheit, Werkssicherheit, Emissionsschutz, Arbeitsmedizin, Explosionsschutz, Abfallrecht
Informationen über Arbeitsunfälle
Einladungen zu den Sitzungen der Sicherheitsbeauftragten
Aktuelle Informationen zum Thema HSE
Informationen zum Serverstatus
Arbeitsanweisungen und Sicherheitsinformationen
Informationen zu Störungen und Endstörungen
Informationen zu neuen Prozessen oder neuer Software im Unternehmen
Wichtige Termine der IT-Abteilung wie z.B. das Installieren neuer Updates oder Informationen zur Software-Wartung
Zufriedenheitsumfragen unter den Anwendern
Speiseplan, Kioskplan, alles rund um das Thema Mittagessen und neue Kantine
Bilder, Texte und vielleicht auch Videos von Veranstaltungen (auch außerhalb der Firma) wie z.B. Ruderwettbewerb mit Dörken Mitarbeiter Gruppen, Fußball, Mottowochen bei Dörken, der Dörken Chor und ähnliche Events.
Bilder, Texte, Videos von Messen und besonderen Meetings bei Dörken
Die Dörkengroup behält sich vor, aus geschäftlichen Gründen und um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die Nutzung des Social Intranets zu kontrollieren. Die Kontrollen werden nur im gesetzlich zulässigen Rahmen durchgeführt. Die Dörkengroup behält sich das Recht vor, Inhalte, die auf die Plattform geladen wurden oder über die Plattform versendet wurden, zu entfernen oder zu kontrollieren.
Dies geschieht um sicherzustellen, dass die Plattform rechtmäßig und im Einklang mit diesen Nutzungsbedingungen genutzt wird sowie um Hilfestellung bei der Untersuchung unrechtmäßiger Handlungen zu leisten und um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Künftige Änderungen und Ergänzungen dieser Nutzungsbedingungen aus technischen oder rechtlichen Gründen sind nicht ausgeschlossen.
Stand: 22.05.2018